房地产交易与权属登记规范化管理经验交流材料 宁海县房地产管理处

宁海县房地产管理处隶属于宁海县建设局,具体承担本行政区域内的房地产交易与权属登记行政职能。房地产交易与权属登记规范化管理工作是房地产管理的一项基础性工作,管理是否规范,交易登记是否便捷,关系到人民群众的切身利益和政府在群众心目中的形象。鉴此,2003年初,我处房地产交易与权属登记规范化管理工作正式开始启动。经过两年多时间的努力,2005年相继获得了“全国房地产交易与权属登记规范化管理单位”和“全国房地产交易与权属登记规范化管理先进单位”荣誉称号。
  通过规范化管理单位的创建工作,房地产交易与权属登记管理基本实现了“交易登记一体化、房产管理数字化、业务处理网络化、制度建设规范化、服务形式多元化、质量管理标准化”,房地产管理水平实现了质的飞跃,办事效率和服务能力有了明显提高,群众满意度大大增强。
  
一、房地产交易与权属登记规范化管理工作中的主要做法
(一)交易登记基本实现数字化
  1.建立了“数字房产”管理工作机制。2002年下半年,我们着手启动“数字房产”建设,对我处的所有职能管理工作全面实行计算机化管理。2005年,体现“数字房产”管理工作机制的“一库二网三系统”工程基本完成并投入使用。“一库”就是以房产登记图文数据为主要信息的基础数据库;“二网”就是分别为内部业务工作管理和外部社会服务提供支撑的内部局域网和外部英特网;“三系统”就是“宁海县房地产图文信息管理系统”、“宁海房产信息公共服务系统”和“宁海房管OA办公系统”。
  2.优化了交易登记业务处理方式。我们充分发挥“宁海县房地产图文信息管理系统”的管理功能,实现了交易登记管理过程中的受理、审核、缮证、计费、档案管理、统计分析等业务处理一条龙、无纸化作业,达到了流程优化、处理高速、数据准确的要求。特别是房地产抵押登记业务,实行了“房管窗口”直接受理、直接审核、直接发证,极大地提高了办理效率,受到了广大群众的欢迎。
  3.启用了“以图管房”管理模式。2003年,我们全面导入宁海城市规划区86KM2范围的房产地籍图,并对房产地籍图进行了全部数字转换。在此基础上,确立了以图管房的管理模式。为更好地实现这一模式,结合本地实际,制订了《新丘号编制规则》,对房产进行了分区、划丘,并实时进行地籍图补测补绘,同步构建登记房产楼盘表(2003年以来的新建房屋已全部建立楼盘表),建立了以楼盘表为基础的数据组织和管理模式,实现了对房屋基本状况、权利状况和其他状况数据的动态关联。通过在“房屋所有权证”上附配“房产分丘图”,避免了一房多证、重复发证的登记差错现象,大大降低了登记责任风险,提高了登记质量。
  4.实施了商品房预售合同网上备案工作。为了大力推行阳光售房管理模式,2006年,我们对房地产信息化建设作了进一步的完善。共投入信息化建设资金40万元,对网络系统设备和软件进行了添置和升级,完成了商品房预售合同联机备案系统的开发应用。该系统是我们实行“阳光售房”管理的一项重要手段。通过该系统的运行,我们在外网可以全面、准确、及时地发布商品房楼盘信息,并设置了数据分析、合同查询、网上备案、诚信档案、热线回音等功能模块,更好地服务社会大众。同时实施内外网数据共享管理模式,并实现数据实时传输。通过楼盘管理功能,外网备案、产权限制、抵押登记等各种状态一目了然。最近,根据《房屋登记办法》新增加的登记类型,我们对系统又进行了更新升级,以适应新的形势。
  5. 实现了档案管理数字化。自2002年底至今,我们不但实现了产权登记网络化、登记信息数字化,房屋权属档案信息入库率也已达到100%,已经登记的产权档案资料全部进行了数码影像微缩。同时还装载了宁海城区86KM2的房产地籍图,分层分户图数字化率达到100%。与此同时,完善了“一房一档”管理模式。对原来“一证一档”的权属档案管理模式进行了创新改革,按照以房建档立卷保管的“一房一档”管理模式进行了重新归并整理,达到了“房档一致”的要求,使权属档案管理更加适应房产管理要求。另外,实现了“图房证档”同步联查的档案查询功能,极大地提高了档案查询服务和利用效率。
  
(二)交易登记质量管理实行标准化
  1.导入ISO9000质量管理体系。2004年,我们以敢为天下先的创新理念,在完善原有质量管理制度的基础上,有效地导入了国际先进的ISO9000质量管理体系,对交易与权属登记业务和其他职能工作进行全方位的质量管理。确立了“以人为本,公众为尊,创新无限,优质服务”的质量方针,明确了交易与权属登记工作质量分项和分环节目标,制定了质量管理控制程序。通过运用、整改、验收,成功地获得了中国质量认证中心CQC的认证。近几年来,我处严格按照体系标准正常运行ISO9000质量管理体系,2008年顺利通过了CQC审核验收工作。
  2.加强了规范作业和质量监控。按照工作质量分项和分环节目标,编制了各工作环节的操作程序和作业指导书,用强制性的文件化工作程序规范了员工的工作行为,改进作业质量效果。制订了事前预防、过程监控、事后纠错的质量监控制度。运用一环监控一环,环内改正差错的PDCA质量循环控制方法,对过程质量进行监控;运用质量抽检制度(每月一次5%抽检),对结果质量进行监控;采取质量审核和管理评审手段,及时对质量目标完成情况进行分析、预防和纠正。使以前“重结果”的质量管理方式,向“过程与结果并重”的质量管理方式转变,提高了工作服务质量。
  3.实施绩效管理制度。为确保ISO9000质量管理体系有效运行,我们从“以人为本”的管理理念出发,积极导入员工绩效考核管理体系,促进员工工作积极性和责任性的提高。按照员工职位管理要求,编制了每个员工的职位说明书,明确每位员工、每个岗位的职责权限、业务流程、作业方式、工作任务、任职资格等,并按照岗位的差异性确定岗位评价系数,结合内部管理制度和工作任务质量的完成情况,实行考核评价,确定奖惩分配,同时通过实行过错责任追究制度有效地强化了员工责任性,激发了员工的工作热情,发挥了员工的积极性、主动性和创造性,大大降低了办证差错率,确保了工作服务质量目标的实现。
  
(三)交易登记服务形式多元化
  1.开展便捷服务。第一方面,制订了《交易登记技术规范》,对交易登记的前置条件进行了最大限度的精简,达到了《意见》的要求。第二方面,根据登记类别的难易程度,设置了科学、简捷、高效的业务工作流程。第三方面,进一步缩短办件时限,大大提高了群众的办事效率。目前,各类登记办件时限分别为:(1)初始登记:商品房5个工作日,其它房屋7个工作日;(2)转移登记:9个工作日;(3)变更登记:9个工作日;(4)抵押登记:2个工作日;(5)注销登记:产权注销2个工作日,他项权注销即收即办;(6)商品房预售合同登记备案:一次申报少于30件的1个工作日。第四方面,制订各项便民服务制度,分别制订了首问责任制、AB岗工作制、服务承诺制、一次性告知制和限时办结制等服务制度。
  2.开展网上服务。充分发挥“宁海县房产信息服务网”功能,实现了在网上公开交易登记的办事程序、收件范围、办件时限、收费标准等政务公开制度,及时提供房地产法律、法规、政策、知识、文本表格下载和产权信息查询等网上服务项目,利用网上热线和网上公布投诉电话积极解答群众的疑难问题。实现了办证结果实时呼叫和查询服务。
  3.开展设点服务。为了极大地方便抵押登记当事人,降低登记风险,2006年始,先后在登记业务量较大的建设银行宁海支行、宁波银行宁海支行开展有偿设点服务,实施三个“一”,即拉一条专线、派一个工作人员、配一台电脑,配合银行为客户提供贷款、登记一条龙服务,使抵押当事人不再多次往返于银行与登记部门之间。至目前为止,已提供设点服务共计5000余件次。
  4.开展特殊服务。按照特事特办,急事急办,难事上门办的服务原则,积极落实专项服务制度,尤其是针对老弱病残等特殊对象推出了“你办证,我帮忙”的专项服务。由当事人提出申请并符合相关条件后,上门进行直接受理登记申请。至目前为止,已提供特殊服务共计100余次。
  5.开展企业服务。积极拓展服务范围,增强对企业的服务力度,即企业在其他部门申请办理房屋竣工验收备案时,委托代为发放办证告知书,提前告知下一步办证的流程以及申请专项服务的条件等。这些服务措施给企业提供了极大方便,为企业快速融资创造前提条件,受到了企业的好评。
  6.开展安全服务。为了使办事群众在办理交易与登记过程中感到放心安心,2006年4月启用了“宁海房管”防伪纸,主要应用于商品房预售合同和房产证附图用纸,使得签订的合同更可靠,制发的权证更安全。
  7.开展区别服务。2008年始,为了进一步规范房地产交易与权属登记秩序,针对服务对象是否诚信,尝试实施区别服务。以在各类房管业务办理中按有关规定有无违法违规记录作为是否诚信的标准界定,如已经被纳入失信群体的范围的,将取消上述所有的便民服务,办证时限也将延长至法律规定的最长时间,以此作为扰乱交易与登记秩序的代价。详细的内容将在下面部分进行论述。
  8.开展为民解忧服务。坚持以人为本的管理理念,以保障权利人合法权益为落脚点,认真开展房产登记历史遗留问题处理工作,大力开展为民解忧工程。2003年,制订了《房产疑难件登记处理意见》,对第一次总登记遗留下来的600余件疑难件按照规定程序进行了集中处理。另外,积极配合相关职能部门出台了《关于工业企业办理房屋所有权证遗留问题的处理意见》,较好地解决了工业企业房产登记遗留问题,为经济发展提供了优质服务。为了建立登记遗留问题处理的长效机制,使更多的群众得到实惠,2007年出台了《房产交易登记疑难件处理工作规则》,并成立房产交易登记疑难件处理会审小组,使积极破解群众办事难题有了制度保证和组织保障。
  
(四)交易登记秩序逐步优化
  1.启动测绘主体考核评价制度。
  测管分离后,为了规范测绘行为,我们根据《房产测绘管理办法》,积极探索测绘成果监管办法,一是专门设立管理部门负责落实监管措施,使成果质量有了组织保证。二是陆续出台了《商品房预(实)测绘成果备案管理制度》、房产测绘成果说明会等管理制度、规范了房产测绘成果示范文本、合同文本等,使成果质量有了制度保证。三是初步建立测绘单位及测绘人员考核评价制度。制订了《房产测绘单位(从业人员)不良行为评定扣分标准》(附件1),对房产测绘单位、人员实施优胜劣汰为原则的退出机制。在日常管理中,按评定扣分标准对房产测绘单位及从业人员进行不良行为记录。不良行为采用量化方式进行综合评定,评定内容包括成果质量、档案管理等方面。房产测绘成果质量年度综合评定总分值为100分,房产测绘单位年度内不良行为累计所扣分值达到或超过60分的,从业人员达到或超过30分的,我们将暂停使用该测绘单位(从业人员)出具的测绘成果,并上报主管部门作相应处理。目前,测绘单位及人员的考核评价制度已经逐渐在发挥它的效用,房产测绘作为房地产交易与权属登记不可或缺的重要部分,该制度的实施将对进一步优化交易登记秩序带来深远的影响。
  2.启动实施指纹验证系统。
  在房地产交易与权属登记中,因房地产巨大利益的驱动,某些不法分子冒充权利人交易的现象比较突出,通常的手法就是伪造身份证。登记部门审验的方法一般为以下几种:一是采用针对性的询问,但是当事人极不配合;二是与原始档案进行核验,但原始档案资料信息不全面;三是户籍部门配合验明身份,但目前部门之间尚未实现信息共享,实施起来有难度。遂决定在原有信息系统的基础上,增设了指纹验证功能模块,即在房地产交易过程中,处分方先与档案指纹数据进行比对验证,系统核验通过的,方可进入下一个交易环节。由此,从技术层面上有效控制了当事人的行为,从而也大大增加了交易保险系数,进一步保障了交易安全,营造了良好的交易环境。
  3.启动实施房屋权利人信用档案建设管理制度。
  当前,在房地产交易与权属登记管理工作中,某些当事人出于巨大利益的驱使,采取虚假、瞒骗等违法违规手段骗取登记的现象屡禁不止已是不争的事实。这些不诚信的行为已严重扰乱正常的房地产交易与登记秩序,损害了群众的合法权益。究其原因,主要是失信成本低、法律法规不完善、行政处罚执行率低等使然。因此,在目前无法完全用道德、法律来遏制失信行为的现实情况下,制订一种有效的制度来作为管理的辅助手段,不失为一种有益的探索和尝试。
2008年8月,我们分别制订出台了《宁海县房屋权利人信用档案建设管理暂行办法》(附件2)和《房屋权利人信用档案管理工作程序》(附件3)。同年12月,中国人民银行宁海县支行和县建设局联合发布《关于共享房屋权利人信用信息有关问题的通知》(附件4),决定将房屋权利人信用信息纳入人民银行征信系统。
具体做法:(1)各职能科室各司其职,分别负责做好房屋权利人信用信息的记录、整理、归档工作。房屋权利人有失信记录的,在办理房屋登记机构所涉业务时,不再享受房屋登记机构对外提供的专项服务、设点服务和其他便民服务措施。(2)积极配合金融机构,将房屋权利人(企业)信用信息纳入人民银行征信系统。有关职能科室同时做好信用信息的定期报送和更新工作,并负责核实企业提出的异议。目前,尚无法纳入征信系统的部分信息,各金融机构可通过宁海房产网产权查询平台获取房屋权利人信用信息,已提供设点服务的金融机构可直接通过房产业务网直接获取。各金融机构把房屋权利人信用信息作为审办信贷业务的重要依据。(3)不断完善房屋权利人信用档案数据库,严格落实管理措施,对失信群体进行有效管理,使不诚信行为得到有效遏制。通过不断地正确引导,有利于房屋权利人不断增强诚信意识,使诚信交易在房地产市场中得到良性循环,从而优化交易与登记环境。
  
二、进一步推动房地产交易与登记规范化管理工作的思路和意见
(一)进一步提高认识,高度重视规范化管理工作
  继续巩固和推动规范化管理工作,必须充分认识其重要性和必要性。主要有以下四个需要:一是切实使群众的合法财产得到有效保障的需要。房地产在私人财产权利中占据着相当大的比重,尤其是近几年随着房价的大幅飙升,大多数房屋所有权人都是倾其所有购得。因此,必须要具有公信力的权属登记来加以保护,而规范化管理则是一个很重要的保障手段。二是提高服务质量和工作效率,全心全意为人民服务的需要。为人民服务是一切工作的出发点和归结点,房地产交易与权属登记工作涉及千家万户,群众是否满意是我们所有工作好与坏的衡量标准。因此要通过规范化管理,大力改善我们工作的软硬环境,切实解决一些群众热点难点问题,让群众实实在在得到实惠。三是依法行政,提高登记机构自身管理水平的需要。规范化管理,顾名思义必须依法依规办事。房地产管理部门是所谓的权利部门,衙门思想根深蒂固,通过规范化管理工作的持续推进,逐渐消除行政不作为和乱作为,提高登记机关自身管理水平,使各项工作逐步走上正规。四是适应房地产业快速发展的需要。近几年,房地产业日新月异,快速发展,只有通过规范化管理,才能适应时代对房地产管理工作高效率、高质量、高素质人才等的要求,从而与时俱进,永不落伍。
  
(二)进一步加强信息化建设,努力夯实规范化管理基础工作
  在前阶段规范化管理工作运行中,我们在信息化建设工作中做了一些工作。通过建设,深刻认识到信息化建设是适应时代和科学发展的需要,是推行规范化管理工作的重中之重,是一项基础性工作。因此,我们必须做好以下几项工作:一是保证信息人才队伍的稳定。在创建之初,我们努力跨越人事体制等一些不可逾越的障碍,积极想办法引进计算机人才,并给予相应的待遇。至目前为止,这支信息队伍人心稳定,工作成效明显,已成为信息化建设工作的坚强后盾和有力保障。二是注重房地产业务信息系统的及时更新升级。当前,信息化技术发展速度很快,房地产业务信息系统作为房地产各项管理工作的重要平台和依托,一方面,应适应技术发展的现状,深层次挖掘技术优势,进行及时更新升级,从而提供更便捷、更高效的服务,有力促进规范化管理工作。另一方面,应适应房地产各项业务新的形势和变化,及时作出相应调整,不能拖后腿。三是保证信息系统数据的安全稳定。继续投入必要的资金,添置软硬件设施设备,严格按有关程序做好数据的备份工作,使数据不丢失、不破坏,从而进一步加强对数据的安全性保障,确保稳定性。四是逐步实现城乡信息系统管理一体化。随着城市化建设进程的加快,房地产管理必将逐渐打破原有城乡二元结构管理模式,所以,在信息系统的建设中,要预留空间做好技术上的充分准备。
  
(三)进一步开拓创新、与时俱进,深化发展规范化管理工作内涵
  随着房地产市场的快速发展,《物权法》和新的《房屋登记办法》出台施行,房地产市场形势和法制环境发生了巨大的变化,对房地产交易与权属登记管理工作提出了更高更新的要求,赋予了更深的内涵。12月底,住房和城乡建设有关部门已经起草了新的《房地产交易与登记规范化管理标准》和《全国房地产交易与登记规范化管理先进标准》,目前正在向全社会征求意见当中。经过比照,我们在某些方面依然需要补充和加强。因此,应该清醒地认识到,挑战和机遇又重新摆在了我们面前。下一步,需要做好以下几件事:一是注重规范化管理制度和工作方式创新。二是与时俱进,不断深化规范化管理的工作内涵。三是创新理念,注重建立规范化管理长效机制,把规范化管理贯穿于权属登记工作始终。四是开展人性化延伸服务,拓展服务空间,最大限度地方便群众,公开接受社会和公众监督。
规范化管理是我们加强工作的一种手段,拿先进不是我们的目的,而是要顺应形势,通过开展规范化管理工作,逐步由管理型向服务型职能转变。
  
(四)进一步加强交流与指导,全面提高规范化管理工作水平
  吸收借鉴外地规范化实施方面好的经验和做法,是加快推进规范化工作的一个有效途径。建设部开展房地产交易与权属登记规范化活动以来,全国各地房地产管理部门创造了不少值得借鉴的经验,对其他地方推动规范化管理工作也起到了一定的示范作用。我们觉得这次住房和城乡建设部房地产市场监管司准备组织召开的全国房地产交易与权属登记规范化管理经验交流会非常及时。通过这样一个交流平台,能使我们清楚看到自己的不足之处,更加明晰下一步继续开展规范化管理工作的努力方向。因此,希望今后能提供更多的机会加强交流指导,从而有针对性地把我们的规范化管理工作提高到一个新的水平。