海门市房地产交易监理所房地产交易与权属登记 规范化管理经验交流汇报

海门市房地产交易监理所是经海门市编办批准于1988年设立的事业单位,房地产监理所,房地产交易所两块牌子,两套班子,合署办公,1999年底合并为两块牌子一套班子。下设5个科室,即办公室、登记发证室、测绘管理室、财务室、档案室。目前在编人数30人,党员29人,其中具有大专及以上学历25人,具有中级及以上职称12人,所有从事房地产交易与权属登记的工作人员均参加过上岗培训并持有上岗证。我单位自成立以来,坚持以改革为动力、以优质服务为核心、以提高经济效益与社会效益为目标、以提高房地产交易与权属登记的规范化、法制化、现代化为重点,发扬“求真务实、爱岗敬业、开拓进取、廉洁奉公”的精神,经过多年的努力工作,取得了物质文、明政治文明和精神文明的巨大进步。连续8年获得省市级文明先进单位等荣誉称号。2006年我单位顺利通过考核并获得房地产交易与权属登记规范化管理先进单位的称号。获得荣誉两年多来,我单位不以此为终点,而是以此为起点和动力,更加严格规范操作流程,高标准严要求,房地产交易与权属登记工作在不断开拓进取、树立依法行政观念、提升服务水平的过程中与时俱进,不断规范与完善;计算机技术和信息系统等现代化办公手段的运用极大的提高了工作效率,推进了观念、体制、机制和管理方式的创新和变革,使得我单位在社会上树立了良好的服务形象。
  近几年来,随着我国房地产市场的持续兴旺,我市的房地产交易量连年递增。目前我单位馆藏有丰富的房地产档案,总计14万余卷,库房面积为250平方米左右,配有密集架、钢质图柜、电脑、空调、去湿机、温湿仪、吸尘器和复印机等硬件设备,满足了房地产档案管理、利用的需要。同时为满足日益增加的档案存放与管理需要,2008年年初我单位又增建库房面积220平方米,并引进图象文件扫描系统,将馆藏档案全部扫描入数据库,使得档案的调阅查询全部实现数字化。
  为实行规范化管理,我单位实行:
  房地产交易与权属登记管理机构一体化;
  一个窗口收件、一次性收费、一个窗口发证;
  所有房地产交易与权属登记均在5个工作日内办结;
  严格收费标准,公开收费依据、收费项目、收费标准,无搭车收费现象;
  房地产交易与权属登记的各道程序和环节、档案管理、统计分析等业务全部实行计算机管理,档案信息入库率达到100%,在行政复议和行政诉讼中,无一败诉;
  配合相关职能部门整顿房地产市场,对房地产企业及执业人员在房地产交易活动中的违规行为或诚信行为进行纪录;
  开展上门服务、预约服务、延时服务,并将其作为我所对外的常规服务项目,开辟“快速通道”服务、建立意见反馈卡制度、聘请行风监督员、公示承诺制度等措施提高服务水平,树立良好形象。
  
  其中规范化管理的主要措施如下:
  1、合理调整内部管理机构,修订科室职能和岗位职责,理顺内部工作流程,规范登记程序,房地产交易与权属登记全面实现一站式服务和一体化管理。
(1) 合理调整内部机构,理顺内部工作流程。多年以来,我们一直坚持房地产交易与权属登记的一体化管理,并形成了比较稳定成熟的内部流程,为规范化管理奠定了良好的基础。为适应向社会提供方便、快捷的服务,我们经过认真调查、反复论证,调整了内部机构,改善内部的工作流程,进一步提高了工作效率。我单位在市审批中心设立了受理发证窗口,将收件与审核职能分离,日常事务则有负责人长期定点处理,实现了一次性收件,一条龙服务的办事模式,并有分管所长定期在审批中心对材料进行审核,加强对办件质量的检查。事实证明,这种调整既方便群众办事,又提高了办事效率;同时也有利于培养一支知识全面、业务精通、服务规范的房地产交易与权属登记管理队伍。
(2) 修订科室职能和岗位职责,推进用人制度的改革,改进工效挂钩的分配制度,完善考核办法。根据调整后的科室和岗位设置情况,重新修定各科室和岗位的职责,明确界定各个岗位的权限、责任。在内部用人机制上实行竞争上岗、双向选择的措施,对未竞得岗位者实行待岗培训,使每个职工人尽其才、各司其职、各负其责。2007年,两科室负责人调整中,我单位实行竞聘演讲,公开投票,公开考核,使得优秀人才得以脱颖而出。
(3) 调整房地产交易与权属登记的部分程序,在已将房地产估价机构脱钩的基础上,实行了房产测绘与房地产交易与权属登记程序分离,并将重点放在对房屋面积测定工作的监管上。2000年底我单位已将房地产估价资质和职能与单位完全脱钩,并在房地产转让和抵押登记程序中取消了必须提交评估报告的做法,实行由申请双方自愿提交评估报告或协商议价的办法。在实现了房地产估价从房地产交易与权属登记程序中分离出来的基础上,将房产测绘前置于房地产交易与权属登记程序,即凡在各类房地产交易与权属登记中涉及到房产测绘事宜的,由权利人申请委托江苏省测绘局认定的具有测绘资质的单位进行测绘,测绘单位将测绘成果报我单位测绘管理室进行核定,确认权属登记面积。登记发证室凭测绘管理室面积核定批复进行房地产交易与权属登记的收件工作,确保登记事项的合法有效性。
  
  2、进一步规范登记要件,大力缩短房地产交易与权属登记的办结时限。根据市委、市政府和主管局关于深入开展“创文明单位、树良好形象、争创全省最佳办事环境”的会议精神,对照《房屋登记办法》、《简化房地产交易与权属登记程序的指导意见》和相关的法律法规,结合所管理工作的实际情况,我单位组织人员重新修订了服务指南的内容,达到了简化收件手续、方便群众办事的效果。2003年初以来,我所根据单位多年来的内部运转情况特别是自2002年采用产权产籍信息系统以来的实际情况,根据《指导意见》的精神,率先向社会承诺将各类房屋交易与权属登记业务的实际办结时限压缩至建设部规定时限的70%,从根本上实现了房地产交易与权属登记的大提速,办结效率在南通县市中处于领先地位,从而满足了房地产权利人对于房地产交易与权属登记安全、快捷的需要。
  3、通过改进服务、规范管理,促进海门市房地产市场的繁荣和发展。我市是继南通较早实行房改的城市之一,房改房上市在全国比较领先。我所通过降低房改房上市门槛、简化房改房上市手续、缩短房改房领证及其转让登记的办结时限、降低房改房上市收费标准、及时核定和提供上市房改房面积的查询等措施,及时为房改房购房户提供快捷的过户手续,维护了买卖双方的合法权益,促进了本市房地产市场的繁荣和发展。
  4、大力推行首问负责制、服务承诺制、意见反馈制和政务公开制,开辟“绿色通道”,树立起为群众多办事、办好事、办实事的服务形象,行风建设取得了较为明显的社会效益。
(1)全面贯彻首问负责制。制定了首问负责制的若干规定,明确要求每个职工说好每一句话、接好每一个电话、接待好每一个群众、做好每一件事,对于每一宗业务要求一次性讲清楚提交的要件,属于科室之间联系的事情,由科室之间实行内部传递。同时设立房地产交易和权属登记咨询电话,极大地方便了群众办事。
(2)推行服务承诺制,并向社会公开公示。通过设立网站、新闻媒体专版等多种方式公示所承诺服务的内容。各项服务内容、办理程序、收件手续、收费依据及收费标准,统一设置产权交易窗口的各类标识,通过新闻媒体向社会公示承诺服务和投诉电话、服务公约、办结时限,以使群众广为周知,并印制了办理房地产交易与权属登记的《服务指南》。
(3)严格按照文件规定收费,切实维护群众的利益。为了规范房产交易和权属登记收费行为,及时传达了各项收费文件的内容,我单位并结合具体工作实际制订了房地产交易与权属登记收费一览表,便于每一位工作人员掌握和运用,也便于接受群众的监督。对每项业务的收费采取定期与不定期检查,确保每一份登记材料的收费合法规范,切实维护群众的利益。
(4)实行意见反馈制度,认真落实投诉受理。在审批中心大厅设有投诉受理处、在所办公地点设有意见箱,并在网站上设立咨询投诉频道,除回答群众的涉房政策咨询外接受群众对单位各项工作的投诉和建议,建立了投诉记录台帐,自觉接受群众和社会的监督。
(5)开辟绿色通道,进一步改进工作作风,营造良好的办事环境。每年同金融系统召开分析会,实行抵押贷款一条龙服务。对市重点工程和企业因上市、抵押贷款、“关停并转”和破产涉及的房地产交易与权属登记事宜,对于老弱病残等行动不便者,在不违背法律法规的基础上实行快捷办理、主动上门和超常规服务;管好我们该管的事,实现了服务观念的大转变、大更新。自2005年以来,我单位先后提出“上门服务”“预约服务”“延时服务”等特色服务。2008年上门服务共37人次,为企业和个人实行特快办件达700余宗。
通过公开和规范,努力把为服务经济作为一种政治责任和精神境界来对待,做到了“服务环境新,服务态度新,服务效率新和服务质量新”。为实现以上“四新”全体人员努力做好以下工作:抓业务学习,提高自身素质,着力提高依法办事的能力和水平。窗口工作人员业务水平高低,直接关系到依法行政的水平和单位的形象。因此我们把增强法制观念和法制意识,作为一项重要基础工作来抓,通过经常性组织学习相关法律法规,不断提高依法办事的能力;抓工作作风,提高工作效率,窗口应实行统一、联合、集中办理制度,从受理的程序、期限中体现便民、快捷的原则。要求大家必须牢固树立服务意识,紧密结合自身实际,不断提高工作能力和效率,努力为群众提供高效优质服务,真正造福一方百姓;抓创新思维,在创新思维方式上提倡“五个坚持”,即坚持系统思维,增强工作的全面性,多层次、多角度分析问题,提高处理复杂问题的能力;坚持理性思维,增强工作的科学性,不断提高理论水平,深化服务层次;坚持超前思维,增强工作的主动性,高起点、高质量地完成各项任务;坚持横向思维,增强工作的开放性,注重吸收他人的新鲜经验;坚持逆向思维,增强工作的创造性,综合分析问题,及时总结规律,提高工作的层次和质量;抓工作方法,着力推进“四个转变”,即由被动完成领导交办的任务,向主动服务转变;由办好具体事务,向善于抓大事、谋全局、当高参转变;由做好当前工作,向搞好超前服务转变;由做好常规性工作,向大胆创新、敢于突破、创造性工作转变;抓服务态度,想群众之所想,急群众之所急,进一步推行“耐心”“细心”“热心”的三心服务。
  
  5、加强办公自动化建设,把各项业务工作纳入到网络化数字化管理中去,取得了较好的管理效应和巨大的社会效益。
(1) 自2000年以来,我单位不断加强软、硬件的投入和建设,将加强房地产档案基础建设、突出房地产档案的长效利用和实现档案管理现代化放在首要位置,长抓不懈。在搞好日常工作的同时,将房产抵押材料与抵押注销材料、房产权属档案与拆迁灭籍的档案及时造册分开保管,将房改房产权发证档案与房屋权属档案根据地号进行合并,确保了房地产档案的现时性。规范档案管理制度,强化移交归档、外借登记、及时退档、档案利用和窗口接待等一系列制度,清点好档案的进出库数量,通过装订人员互查、档案管理员抽查和档案利用途径把好档案的质量关。
(2) 自2002年运行房屋产权管理、产籍管理和房地产测绘信息管理系统以来,房地产交易与权属登记程序的各个环节均实现了局域网自动办公,同时所制订了产权产籍管理信息系统和房地产测绘管理系统操作手册,规范职工业务操作流程,房地产交易与权属登记信息和房屋平面图已分别于2002年3月和2003年11月份全部数字化并输入了信息系统,房地产档案的收集、利用、检索查询和统计也实现了计算机处理。所运用的上述三个系统之间已实现了互联,从而更好地协调好房屋权属登记、房屋产籍管理和房屋测绘管理之间的业务衔接,提高了单位管理的整体功效。2008年我单位又引进了图像文件扫描系统,聘请专人将所有馆藏档案全部扫描入数据库,极大的提高了档案调阅检索的效率,也全面实现了档案管理的数字化、无纸化。由于信息系统对商品房预售备案登记、在建工程抵押、产权异议和司法查封司法协助执行信息的贮存,可以极为有效的预防、化解或避免房地产交易与权属登记审核中的风险,确保了对房地产权利人房地产交易与权属处置行为的安全保障。根据房地产交易与权属登记业务中新的情况,同时也为了顺应物权法实施后出现的新登记内容,我单位对现行信息管理系统的部分模块和功能进行改进和完善,如房屋拆迁中的按揭、二手房转让中的抵押,预告登记、异议登记等,着手建立房屋权属电子档案,以满足业务工作的需要。
(3) 建立了房地产市场信息发布制度。房地产一、二级市场的成交总量、成交额、成交宗数及房屋租赁情况等有关房地产市场动态变化均通过信息系统按季度进行分析、统计,目前我单位已对系统进行了升级,对成交数据可按日进行分析,及时预测房地产市场的走势,为领导决策提供参考数据。
  
  6、加强科室基础管理,规范科室基础台帐的类型、栏目和内容,建立质量检查制度,制定业务办件责任追究制,保障房地产交易与权属登记的正确率。制定了房屋权属登记审查职责暂行规定,明确了房屋权属登记收件、初复审和终审人员的权限和责任,从制度上确保登记程序和确权的合法性。为驾驭质量管理,所成立了房地产交易与权属登记工作质量检查小组,设置了抽检台帐,对每个科室、每个环节的登记件进行抽检,抽检结果与办件人的经济效益、职称晋升和个人荣誉挂钩。同时,制定的办件责任追究制对于因办事过错视情节轻重予以追究相应的经济、行政和法律责任,提高了全体职工的质量意识。另外,通过与人民法院、法制办、国土规划和金融等相关部门进行业务方面的沟通和交流,进一步规范登记确权行为,取得了较好的效果。据统计,2008年单位组织相关人员对500份登记材料进行的抽检结果表明,合格率为100%。
  
  7、强化房地产市场的管理力度,扩大管理覆盖面,配合有关部门规范和整顿房地产市场秩序。
(1) 严格按照商品房销售管理办法的规定,要求开发公司将已预售的商品房在网上进行公示,对已上网销售房屋严格实行网络监督,利用软件程序取消开发公司更改合同内容的权限,涉及合同条款变更的,均需提供书面资料,并通过网络申请,杜绝了开发公司捂盘惜售,假销售假按揭现象的发生。
(2) 在做好房屋租赁合同登记备案工作同时,进一步开展委托单位、街办和社区进行房屋租赁合同登记备案代理工作,扩大房屋租赁合同登记备案的覆盖面,目前租赁备案覆盖面达75%以上。
(3) 通过商品房注册登记工作,配合相关部门处理违法违规开发的房地产项目,并做好备案记载;在受理房地产交易登记的过程中,及时向有关部门反馈房地产开发企业和中介企业从业人员在办理或代理申办房地产交易与权属登记活动中的诚信状况,为规范和整顿房地产开发企业和中介企业承包及其从业人员的房地产经营交易活动提供诚信状况记录。
  2008年5月为顺应《物权法》《房屋登记办法》的实施,我单位陆续安排一线工作人员外出参加《物权法》、《房屋登记办法》的培训,并对一线工作人员进行考核。对照该法中新增的登记类别“预告登记”“异议登记”等,我单位着手对目前的信息系统进行更新和升级,并引进了身份证读取识别系统,大大提高了权属登记的效率。
  海门市房地产交易监理所虽然取得了房地产交易与权属登记规范化管理先进单位的称号,但我们清醒地意识到在房地产交易与权属登记管理工作上必须常抓不懈,取得荣誉容易,保持荣誉难。同时我们也意识到取得荣誉是为了更好促进我们的工作,更好的为群众、为地方经济的发展服务。

海门市房地产交易监理所
二00九年一月十一日