以数字房管为目标 创新发展 争创一流 ——台州市椒江区房地产管理局

自2007年1月我局获得“全国房地产交易与权属登记规范化管理先进单位”荣誉称号以来,在地方政府和上级主管部门的正确领导和帮助下,在局班子的重视和各科室工作人员的共同努力下,各项工作继续深入开展、扎实推进。两年多来,我局对管理机制、办事流程、信息化技术、对外服务等各项工作高度重视,在管理、业务、服务各个方面成效显著。现将总体情况以及数字化建设工作汇报如下:
  
一、主要做法及成绩
(一)信息系统日趋完善,数字房管力争上游
  经过近2年开发完成的椒江区房产综合信息系统,凭借先进的GIS技术、应用数据库技术、MIS技术、OA技术和完备的功能设置,在运行过程中,根据房地产交易权属管理实际和《物权法》、《房屋登记办法》等相关的法律法规之规定,不断地进行修正和完善,得到了业务人员以及同行专家们的一致认可。2008年4月建设部《房屋登记办法》发布后,我局多次召集各相关科室人员进行分析研究,对原有的房屋登记业务进行整合,及时完成房屋登记系统的修改增补工作,从7月1日起实现与《房屋登记办法》的同步施行,并重新编制服务指南和办事须知,建立房屋登记询问制度。《房屋登记办法》实施后,领导班子还经常下到房管窗口和中介市场窗口进行现场督导办公,指导相关工作人员进一步完善新的登记类别操作方案,确保房屋登记信息化管理更加规范有序准确无误。我局致力于将该系统建设成实用性、创新性于一体的新一代管理工具,从目前的情况来看,该系统不仅充分保障了我局顺利实施《房屋登记办法》,开展各项新业务,还吸引了全国安徽、山东、河南、福建、江苏等共8个省的十多个县市各级房产同行前来学习考察,在交流过程中我局也吸收了不少宝贵建议和经验,进一步对系统进行了调整和改进,使系统更趋完善和健全。(有关数字化建设内容后面详细介绍)
  2004年我局自行组织开发的“台州房地产联合信息网(http://www.0576fdc.com)”的开通,标志着我局信息化建设从局域网走向了广域网。目前该网站继续秉承服务大众的宗旨,一方面完善网上政务功能,提供房地产法律知识解答、政策咨询、表格下载和投诉受理等服务,方便群众办事,接受批评监督,另一方面以台州市房地产中介市场的丰富房源为依托,有形市场与无形市场有机结合,利用互联网的优势为广大市民搭建了权威的房产交易信息平台,成为我市房产信息渠道主干之一。
  
(二)房地产中介市场再破难关,机构监管上新台阶
  自2002年7月我局在全省乃至全国率先搭建超市式房地产交易平台――台州市房地产中介市场以来,已走过了6年的发展历程,改变了椒江房地产中介“散、乱、差”的面貌,有力维护和规范了我区房地产市场秩序,广大群众在场内交易能享受优质高效的服务,买卖公平,物尽所值,享受优惠,放心称心。根据国家宏观政策的不断调整以及房地产市场的变化,我局一直致力于活跃二手房交易市场、鼓舞中介机构士气,把中介市场搞实、搞强作为长期的重点工作来抓,通过适时与工商、财政等部门磋商调整优惠政策、完善场内窗口的优质服务体系、协调好各中介机构的利益等方式,巩固好中介市场这个房地产交易阵地,为全区的二手房市场蓬勃健康发展做出了不懈的努力。即使是在2008年国内经济受世界金融危机冲击、房地产市场萎缩的不利环境下,椒江区二手房市场仍然创税收5012万,比去年同期增长67%,并顺利完成了台州市房地产中介市场的第七期招租工作。台州市房地产中介市场还成功跻身“台州市二星级市场”行列,被评为椒江区现代服务业“争先创优”活动先进单位。
  2004年12月我局牵头组织成立的浙江省首家县区级房地产中介协会――台州市椒江区房地产中介协会,搭建起房管部门和中介企业的桥梁纽带,至今已走过了4个年头,在实现行业自律的同时,推动了中介机构从业人员的相关业务培训及知识更新、协调中介业务争议,为较好地维护中介机构和群众的合法权益,建设和谐房地产市场,促进我区房地产中介市场持续、健康的发展,发挥了积极有益的作用,得到中介机构和群众一致好评。2008年我局还联合工商局、中介协会对场内房地产中介企业实施信用分类监管,将中介机构划分不同信用等级,对其进入、存续、退出市场的全过程实施监管,并完成《信用监管资料汇编》,为建立房地产中介信用监管体系、完善房地产中介管理制度提供了可靠依据。各中介机构在公平竞争中创品牌,求效益。如大自然房地产经纪有限公司、正通房地产经纪有限公司获得了省百家中介公司《诚信宣言》承诺单位、百家诚信企业等称号,以优质服务创出自己的品牌,在老百姓中赢得良好的口碑。
  
(三)适时调整工作思路,顺利实施提效增速
  实现房产交易与权属登记一体化管理后,我局严格按照《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房地产交易与权属登记规范化管理考核办法》规范登记行为。同时为了更有效地提高交易与权属登记管理的工作效率,更好地为广大群众提供便捷的服务,按照市局有关文件精神,针对部分交易与权属登记工作进行办事流程、承诺时限调整。自2007年8月1日开始,对椒江城区的存量房他项权利登记以及无按揭等关联业务的新购商品房产权初始登记业务实行隔日取证。主要采取缩短审批环节、下放审批权限的方法提高工作效率。即由原来的收件-初审-复审-审批四个环节,改为根据工作实际和不同的登记类别,分别采取不同的审批环节。有的缩短为收件-审批两个环节;有的缩短为收件-审核-审批三个环节;有的甚至将审批权限由局领导下放至窗口主任或科室负责人。
  
  自《房屋登记办法》施行以来,从登记程序到登记种类都有了相当大的调整,我局相关科室按照统一部署,在人员分配、审核流程、政策解释等方面都做了合理的安排和调整,要求相关工作人员严格遵守岗位职责、首问责任、否定报备等各项制度,继续做好业务登记、合同备案、信息月报制作、分析以及统计报表报送等工作。另外自2008年7月15日起我局根据市局要求,将存量房(不包括批量办理、多项手续合并办理、集中代理或政策性调整而引起的突击性办理的登记件以及列入老城区改造规划红线控制范围内存量房)交易办证登记由15个工作日缩短为5个工作日,交易管理业务线及时调整工作思路,采取审查前置的方法,将扫描工作延后处理,在新办法实施后最短时间内实现了办证首次提速。

  (四)档案管理高标准,服务社会受好评
  基于档案管理的基础性作用,我们对综合档案室建设和管理高度重视。到目前为止已拥有1620平方米的档案室库房,档案密集柜近700 m3,12万卷房产档案全部输入房地产交易权属信息管理系统,实现智能化查档。2001年建室后,在两年内以高分接连通过省二级、国家二级达标验收的基础上,2008年又获得浙江省建设档案协会先进单位。据不完全统计,自2001年以来查阅人数已达35500余人次,涉及档案49100卷,复印资料260500多张,受到了社会各界的好评,收到了不可估算的社会效益。
  档案室为公检法司、律师等调查取证提供合法权源依据外,还积极配合、热忱服务于我区的住房保障工程。2008年仅9-10两个月的房产查档人数就超过一千户,给档案室增加了成倍的工作量。局领导对此项工作高度重视,在最短时间内调配其他科室人员到档案室帮助维持秩序及做好解释、疏导工作和供水等服务工作,同时对查档群众进行适当分流,公、私房查询两个渠道同时运作,缩短等候时间,并设置指示标志,方便群众,经多方努力顺利圆满完成今年的查档工作,共提供公、私房信息查询证明2324份,为我区住房保障工作的顺利开展作出了应有的努力。此外,为了减少实物档案的磨损率,提高工作效率,我局在综合管理基础上已经着手开发房产档案信息打印程序,以期实现卷面信息和卷内目录、房产档案信息查询取证的随机打印。并将改革档案存放方式、节省档案存放空间的方案提上议事日程,将在不久之后实现更加快捷高效的查档服务。
  
(五)优化服务质量,体现人本精神
  我局的房产交易与权属登记工作除了坚持规范办事,也针对特殊人群、以及有特殊需要的群众敞开方便之门,坚持开展“绿色通道”、“服务社区”、“送证下乡”等新型服务,热情的服务态度以及人性化的服务机制获得基层企业和广大群众的一致认可。在开展的服务企业百日活动、深化拓展“树新形象、创新业绩”主题实践活动中各科室
为了保障房地产权利人合法权益,我局专门成立了信访室,由经验丰富的同志负责接待来访人员、解答房产相关政策、联络相关科室解决信访问题。接待群众语言文明、态度热情,受到群众好评。对待疑难、复杂特别是年代久远、情况错综复杂的申请登记件,我们坚持以事实为依据,坚持程序合法,事实清楚,权属无纠纷,不损害国家、集体、他人合法权益,有利于社会稳定的原则,通过多方调查取证、核实历史资料,在掌握整体情况后进行集中讨论处理,并经公告无异议后予以确权发证。尽量做到了能解决的问题竭力为其解,决,对于一时无法解决的问题,如一些历史遗留问题造成的公经房产申请登记等则耐心地作好政策解释、疏导工作,并力所能及地代其向有关部门反映问题。信访回复率达到100%。
  
(六)狠抓队伍建设,打造知识化专业化年青化团队
  2006年至今,我局秉承良好的工作传统,认清新形势、新环境、新问题,结合全局的发展趋势提出工作思路。围绕“强化管理、优化服务、走在前列”的工作理念,确定工作目标,重点加强各科室的职能建设,并强调队伍建设的重要性与必要性。通过经常性地召开各种职工大会,学习文件精神、业务知识。在加强思想道德建设、业务素质培养的同时高度强调要在工作中发扬团队协作精神,充分发挥各科室的协作功能,为打造我局的综合实力以适应市场经济的要求而努力。
  另一方面,我局以“内强素质、外树形象”为目标,把严把制度管理、加强学习培训力度、提高思想素质和业务能力作为一项长期、系统的工程来抓。严格按照我局修订和完善的20余项管理制度开展工作,内容涵盖廉政勤政、目标考核、政务公开、财务物质、人员考勤、综合治理等各个方面大小事务。通过将各项制度落实到相关科室,考核到具体责任人,使全体职工在日常工作中有章可循,在制度上保证了各项业务工作的规范开展。另外我局每年都组织干部职工进行业务培训,尤其是《房屋登记办法》实施前,全部的相关业务人员都参加了浙江省建设厅组织的业务培训,还通过开展技术大比武、《房屋登记办法》知识竞赛等活动对全体职工的业务基础知识和计算机操作进行了全面的考核,并在此基础上有针对性地展开业务培训与换岗练兵活动,取得了很大的成效。目前,我局的房政管理队伍中,具有高级职称的1人,中级职称的17人,占全局在编工作人员的37%;大学本科23人,占全局在编工作人员的46%;从事房地产交易权属管理工作人员中,上岗证持有率为100%;实现了房管队伍的年青化、知识化、专业化。
  
二、我局信息化建设特色及相关介绍
  信息化工作不仅仅是系统软件的开发,而且是管理的规范化,是具体业务流程、要件、机构的规范化,是各项业务规定的统一,是各个业务流程清晰明确,可以有效避免重登、漏登等人为差错,防止产权虚报、瞒报不规范行为的发生,提高管理质量和管理水平,是实施房地产交易与权属登记的规范化管理工作的重要组成部分。 
  椒江区房产综合管理信息系统的正式运行,提高了我局整个房政业务管理的工作效率和管理水平,降低了业务办理的风险,使椒江区房地产管理局真正的踏入了数据信息化时代。系统中各类房产图文数据完整,实现了各种房产图文数据的互查互访,提供了自检功能、自动查询等功能,保证了房产业务办理的准确性,避免和减少了信息重复输入量,减少业务人员审核、查档的工作量。系统贯彻“基于房屋唯一性办理业务”的理念,在房产业务最低层上保证了唯一性的逻辑规则,符合新登记办法和登记簿关于房屋基本登记单元的要求。系统创新性地设计了“立体楼盘图与平面楼盘表联动”方案,利用骨架线技术,将分层分户图的各层图形通过技术处理形成模拟三维立体楼盘图,既达到了楼盘表的查询功能,又美观、立体感强,解决了复杂楼盘在楼盘表中不能体现的缺陷,并且实现了模拟立体楼盘图与传统的平面楼盘表联动。系统通过GIS图的平面坐标定位和立体楼盘图结合来确定每一间房屋,实现精确定位,清晰查看房屋的坐落位置、权利状况、户形结构等信息,有效避免一房多卖、违规抵押等违法案件的发生。新登记办法颁布后,由于系统的设计理念与新登记办法的房屋基本登记单元的原则相一致,减少了新登记办法系统调整工作量,我局按期完成了新登记办法的实施工作,自投入使用以来运行正常。
  我局的信息化建设处于全国领先地位,该系统不仅充分保障了我局顺利开展各项登记业务,还吸引了全国安徽怀宁、山东烟台、河南郑州、福建三明、江苏连云港等十多个县市各级房产同行前来交流考察,得到了高度的赞扬。其主要特点有:
(一)以数据为核心
  无论是房管部门拥有的大量房产档案,还是每一笔房产业务,归根结底都是数据。我们办理业务离不开数据支持,业务系统缺少数据支持也就成了空中楼阁。信息化建设的核心是数据,规范化管理的核心从某种意义上可以说是数据的规范化,登记簿更是要求统一规范的数据。如何保证数据的完整性、准确性,如何解决信息孤岛,形成一体化的数据就是我们要解决的首要问题。
1、 数据的完整性,准确性
系统数据由大量的文本数据、图形数据和档案扫描数据组成。所有新办业务通过系统办理,减少了手工办理的随机性,保证了数据的完整性、准确性。数据完整性、准确性的难点就是系统投入使用前大量的历史数据,针对这些历史数据,我局根据实际情况,将房产业务数据通过新老系统的数据倒库完成,其他缺少的部分,如图形数据、档案等,分成“图形建库”和“档案数字化”两个项目进行补录,保证数据的完整性。
  在图形建库方面,共完成13200张纸质的分层分户图扫描,12500张纸质的分层分户图矢量化,8000幢分层分户图户室提取,近8000幢左右产权配图,约15万条业务数据与GIS图形、楼盘、分层分户图的关联工作。
  档案数字化项目以完成文书、产权与交易类纸质档案数字化为目标,采用国家档案局标准数据格式(PDF格式),通过数字化加工在系统中完整地再现了纸质档案的组织结构,并通过建立卷内书签实现档案卷内目录功能。共完成各类档案数字化237万页。
在准确性方面,我局抽调工作人员进行数据专项检查。新登记办法实施后,结合登记簿的建立,我局再次组织力量对所有业务数据进行再次核对,以确保每一条数据的准确性。
2、 图、数、档数据一体化
  系统建立了完善的“房产GIS图形库(房产分幅分丘图形库)”、“立体楼盘图库(含楼盘表)”、 “房屋分层分户图形库(CAD图库)”、“电子档案信息库”、“房产信息数据库”,实现了五库合一以及图形矢量数据、产权业务数据、电子档案数据之间的相互关联,解决了信息孤岛问题,达到了“图、数、档数据一体化”的目标。
  系统提供了测绘数据的导入功能,实现与测绘数据的无缝衔接,解决了房产GIS图、楼盘图、分层分户图的关联问题,同时保存了相关的测绘、楼盘表、房屋编号等对应的文本数据,既实现了图形之间的互联,又实现了图形与数据的互访;基于房屋唯一性的业务办理模式,解决了房产业务数据与上述图、文数据的数据关联问题。通过业务办理过程中实物件的拍摄、扫描功能,通过档案归档、入库功能,实现了无纸化审批,实现了档案数据与业务数据等其他图、文数据的数据关联。
  系统充分应用数据库技术、MIS技术、OA技术和计算机网络技术等手段,整合各类房地产相关信息,建立图文合一的房产管理平台,实现全区房产数据的统一管理,实现测绘、网上备案、房屋权属登记、房产交易、市场监管、房产档案管理、公房管理、房屋租赁管理、白蚁防治及办公自动化等各类房地产业务的互联互通,全面提升我局的服务水平和宏观决策能力。
(二)以人为本的设计思想
在系统开发中,充分体现了以人为本的设计思想。通过各种人性化的设计,既方便办理人员办理业务,又能提高工作效率。充分发挥信息化管理的优势,促进规范化管理,提供优质服务。
1、人性化的个人配置
  系统的操作人员可以配置一些个人的操作习惯, 如对各类业务常用的收件材料、档案目录材料可以进行预设置。
2、生僻字处理功能
  生僻字在电脑字库中不存在,手工办理可以手写,但电脑办理处理起来就非常困难,影响到数据的准确性,为此专门开发了生僻字处理功能。业务人员在业务办理过程中遇到生僻字时,可以通过造字造出这些生僻字,提供系统内所有工作人员查询、查阅,从而不影响业务的正常办理,确保数据准确性。
3、条码技术
  系统在测绘图纸、权证、申请书等不同打印物上提供条码打印,在后续处理中,只需通过条码读取设备读入条码即可快速查找到相应的业务信息,系统自动读入、填充已有相关信息,提高工作效率并减少差错率。
4、直观的图文结合显示方式,便利的操作
  楼盘图、楼盘表的联动显示技术直观展现,页面设计采用图文一体的展示模式,多种信息分类组合集成在一个页面,减少分类页面数量,采用垂直滚动条等便利的鼠标操作方式,在增加浏览面积的同时减少了页面切换带来的过多操作。通过人性化的设计,方便工作人员的同时,加深业务人员对自己所办房产业务的感性认识,改变原始的纯文字录入的感觉。
5、档案图形化管理
  档案系统是系统重要组成部分,我们鄙弃了华而不实的三维档案管理功能,开发了简便实用的档案图形化展示模块,将档案库房、档案柜、分柜、档案盒的四级定位通过图形展现出来,档案管理人员可以在电脑上直观形象地调用档案,并可以查阅所有档案信息。通过该模块,即使是新手也可以简便迅速地调阅实物档案,提高工作效率。结合数字档案模块,可以直接调阅、打印数字档案,不用查找实物档案,对保护实物档案起到积极的作用。
6、工作流程和表单自定义
  工作流程可以进行自定义、新增、删除、可编辑、修改和重组,具有工作流管理监控功能。具有强大的工作流引擎管理功能,能在系统前台实现业务流程自定义和后台维护自定义功能,实现系统的动态界面和动态表单,实现统计条件和统计报表的灵活维护,使软件具有一定的自适应性功能,以满足房地产市场管理业务变动的需求。
  
三、进一步推动房地产交易与登记规范化管理工作的思路和意见
(一)加强对测绘企业的监管
  房地产信息系统的建立,数据是核心,测绘是基础。房产测绘工作是房产业务管理的基础。建立起对房产测绘企业的有效监管,才能保证输入产权系统的房产测绘数据的准确无误,这是房地产规范化管理工作需要,也是确保房产测绘市场的规范和健康发展的必然要求。
(二)加快数据的的标准化建设
  《房屋登记办法》《房屋登记簿管理试行办法》等一系列有关于房地产的政策法规相继出台,但在部分条款上存在界定不够清晰又无详细的细则,这使得各个地方的房地产管理部门对政策的理解也不尽相同。往往在遇到几乎相同的事务时,各个地方的产权系统却会有截然不同的办理流程与处理结果,这就形成了“信息孤岛”问题。这对今后行业内的数据联网、数据共享,以及部门、行业之间的数据联网、数据共享会造成障碍。
  就目前国内情况而言,房地产数据的标准化发展存在很多不定因素,最主要的问题就是相关法律法规及政策上的不完善。如何在真正意义上做到房地产相关数据的标准化以及在全国范围内的共享,关键是要健全相关的法规,给房地产数据的标准化一个合理的定位。
鉴于各地房管部门的差异,个性化需求以及各种房产软件的不一致,推行统一的房产软件不太现实,建议和登记簿结合推行“标准数据库”标准,推出一个标准数据库的格式,细化到每一个字段的定义和类型,各地、各种房产软件都要与此兼容。
(三)完善《房屋所有权证》等相关权证的设计
  随着信息化进程的不断发展,《房屋所有权证》等相关权证的设计应与信息化建设相适应。如权证的底纹会影响条形码等便利识别技术的识别,建议留出一定的空白区域。《房屋所有权证》等相关权证由于尺寸大、多页、厚度大等原因基本上都需针式打印机打印,而无法由激光打印机打印。众所周知,针式打印机存在速度慢、噪声高、分辨率低等诸多缺点,使用此类打印机打印权证,不仅加大了工作人员的工作量,同时也不符合打印技术的发展趋势。
如何有效地解决这些问题,关键就在于《房屋所有权证》等相关权证的设计能否不断地完善,从而能够更好地促进房地产交易与权属登记的规范化管理。
(四)加强与其他政府部门的信息联网
  随着我国社会经济的不断发展,信息化建设的不断深入,不同政府部门的信息不能有效互联互通,既存在重复建设、资源浪费等现象,也存在信息利用率低、信息价值低等现象。房管部门与公安部门联网,可以核实当事人公民身份证信息,可以在户籍管理时有效核对房产信息。与银行系统联网,可以查询房产限制、抵押情况,可以做到如网上备案一样的网上申请。据本地银行部门反馈信息,银行系统通过总行与公安部门实现了公民身份证信息联网。
随着城市化的发展,房地产已成为我国国民经济的主导产业,如果能够有效整合政府资源,促进房地产相关数据的标准化,实现数据的互联互通,做到“基本信息共享、动态监控通报”,这对实现房地产交易与权属登记规范化管理以及促进国民经济的发展有着重大现实意义。
(五)制订合理、规范、统一的房地产档案利用服务收费标准
  房地产档案,是房地产管理部门在实施房政管理工作过程中积累形成的工作成果,每年须投入大量的人力物力来整档归集、保护、管理和档案管理系统及库房的维护、升级、增添,而房地产管理部门大部分是自收自支的事业单位,为防患于巧媳妇难为无米之炊的局面,建议在充分考虑房地产档案的投资管理成本的基础上,与行政拨款的国家档案馆之档案利用服务区分开,制订出合理、规范、统一的房地产档案利用服务收费标准。


浙江省台州市椒江区房地产管理局
         二○○九年一月